Шаблоны ответов в outlook

Шаблоны ответов в outlook

Автор: Дмитрий
Опубликована: 23.08.2011

Популярность= 22 ( +15 / -7 )

Создание текста, который будет автоматически подставляться в новое письмо.

Outlook Express – программа для работы с электронной почтой, входящая в поставку вместе с операционной системой Windows XP. Именно поэтому она достаточно распространена, несмотря на то, что предоставляет только основные почтовые функции. Но, все же, грамотно настроив Outlook, можно повысить комфортность работы с электронной почтой.

Ведя переписку, Вам много раз приходилось писать положенные по этикету фразы, которые постоянно повторяются в каждом письме. Набирать их каждый раз совсем не обязательно, можно сделать так, чтобы они подставлялись при создании письма автоматически.

В Outlook Express нет прямой функции настройки шаблона письма, но для этой цели можно использовать подпись. Выбираем в меню программы «Сервис», затем «Параметры».

В открывшемся окне с различными параметрами программы переключаем на вкладку «Подписи». Далее нажимаем на кнопку «Создать», в списке подписей появится новая строка с именем «Подпись#1». Галочка «Добавлять подпись ко всем исходящим сообщениям» должна быть установлена. Для удобства переименуем название подписи более понятно, нажав на кнопку «Переименовать» и переписав ее.

В качество самой подписи используется либо текст, либо файл. Если Вам нужно чтобы к каждому письму прикреплялся файл, то выбирайте тип подписи «Файл» и, нажимая на кнопку «Обзор», указывайте какой именно. Но в большинстве случаев пользователям нужен текст. Вводить его следует в текстовое поле «Изменить поле — Текст», например, как показано на рисунке выше. Суть в том, что текст Вы можете включить не только окончание письма, но и начало и середину, если они у Вас регулярно повторяются.

Последнее, что можно сделать, это указать к каким почтовым ящикам будет применяться данная подпись. Для этого, нажмите на кнопку «Дополнительно» и, в открывшемся окне отметьте галочками нужные учетные записи почты. В конце подтвердите все настройки, нажав ОК во всех окошках.

Таким образом, для каждого почтового ящика можно настроить собственный шаблон. В результате, когда Вы будете создавать новое письмо, в нем изначально будет настроенный вами текст. Подпись будет добавляться не только к новым сообщениям, если Вы в настройках подписи снимите галочку «Не добавлять подпись к ответам и пересылаемым сообщениям»

Читайте также:  Тест на знание таблицы умножения

В заключении следует отметить недостатки при создании шаблона в Outlook Express. В программе нет возможности вставлять в текст некоторые переменные значения, например дату, а так же в новом письме при смене почтового ящика, с которого отправляется письмо, подставляемый шаблон не меняется, а остается таким же, как и для основной учетной записи почты.

Для удобства работы почтовый клиент Outlook предлагает своим пользователям возможность автоматически отвечать на входящие сообщения. Это может заметно упростить работу с почтой, если требуется в ответ на входящие письма рассылать один и тот же ответ. Причем, автоответ можно настроить как для всех входящих, так и выборочно.

Если вы как раз столкнулись с подобной проблемой, то эта инструкция поможет вам упросить работу с почтой.

Итак, для того, чтобы настроить автоматический ответ в outlook 2010 потребуется создать шаблон и затем настроить соответствующее правило.

Создание шаблона для автоответа

Начнем с самого начал – подготовим шаблон письма, который будет рассылаться адресатам в качестве ответа.

Первым делом создадим новое сообщение. Для этого на вкладке «Главная» нажимаем кнопку «Создать сообщение».

Здесь необходимо ввести текст и при необходимости отформатировать его. Этот текст будет использоваться в ответном сообщении.

Теперь, когда работа с текстом завершена, переходим в меню «Файл» и там выбираем команду «Сохранить как».

В окне сохранения элемента выбираем «Шаблон Outlook» в списке «Тип файла» и вводим имя нашего шаблона. Теперь подтверждаем сохранение нажатием кнопки «Сохранить». Теперь окно нового сообщения можно закрыть.

На этом создание шаблона для автоответа завершено и можно переходить к настройке правила.

Создание правила для автоответа на входящие сообщения

Для того, чтобы быстро создать новое правило необходимо перейти на вкладку «Главное» в главном окне Outlook и в группе Переместить кликнуть по кнопке «Правила», а затем выбрать пункт «Управление правилами и оповещениями».

Здесь мы нажимаем «Новое…» и переходим к мастеру создания нового правила.

В разделе «Начать с пустого правила» кликаем по пункту «Применение правила к полученным мной сообщениям» и переходим к следующему действию, нажав кнопку «Далее».

Читайте также:  Как перезагрузить зависший ipad

На этом этапе, как правило, никаких условий выбирать не нужно. Однако, если вам требуется настроить ответ не на все входящие сообщения, то выберите необходимые условия, отметив их флажками.

Далее переходим к следующему шагу нажав соответствующую кнопку.

Если вы не выбрали никаких условий, то Outlook выдаст предупреждение о том, что настраиваемое правило будет применяться ко всем входящим письмам. В случаи, когда нам это и требуется, мы подтверждаем, нажав кнопку «Да» или же нажимаем «Нет» и настраиваем условия.

На этом шаге мы выбираем действие с сообщением. Поскольку мы настраиваем автоответ на входящие сообщения, то отмечаем флажком пункт «Ответить, используя указанный шаблон».

В нижней части окна необходимо выбрать нужный шаблон. Для этого кликаем по ссылке «Указанный шаблон» и переходим к выбору самого шаблона.

Если на этапе создания шаблона сообщения вы не меняли путь и оставили все по умолчанию, то в этом окне достаточно выбрать «Шаблоны в файловой системе» и в списке отобразиться созданный шаблон. В противном случае, необходимо нажать на кнопку «Обзор» и открыть папку, куда вы сохранили файл с шаблоном сообщения.

Если нужное действие отмечено и файл с шаблоном выбран, то можно переходить к следующему шагу.

Здесь можно настроить исключения. То есть те случаи, когда автоответ не будет срабатывать. Если это необходимо, тогда выделяем нужные условия и настраиваем их. Если же в вашем правиле автоответа исключений не будет, то переходим к завершающему шагу нажав кнопку «Далее».

Собственно, здесь уже ничего настраивать не надо, поэтому сразу можно нажимать кнопку «Готово».

Теперь, в зависимости от настроенных условий и исключений, Outlook будет отсылать в ответ на входящие письма ваш шаблон. Однако, мастер правил предусматривает только однократную отправку автоответа каждому адресату в течении сеанса.

То есть, как только вы запустите Outlook, стартует и сеанс. Заканчивается же он при выходе из программы. Таким образом, пока Outlook работает, то повторного ответа адресату, который отправил несколько сообщений не будет. В течении сеанса Outlook создает ведет список пользователей, которым был выслан автоответ, что позволяет избежать повторной отправки. Но, если закрыть Outlook, а потом войти в него снова, то этот список сбрасывается.

Читайте также:  Как сделать скриншот экрана на macbook air

Для того, чтобы отключить автоответ на входящие сообщения, достаточно снять галочку с правила автоответа в окне «Управление правилами и оповещениями».

С помощью этой инструкции можно осуществить настройку автоответа в Outlook 2013 и более поздних версиях.

При работе с электронной почтой порой возникает потребность отправлять однотипные сообщения, содержание которых не изменяется совсем или изменяется незначительно. Для упрощения подобных задач в MS Outlook 2007 удобно использовать шаблоны писем. Вы можете создать и сохранить сообщение в виде шаблона, а затем многократно его использовать. В шаблоне сообщения можно сохранить вложенные файлы, а также файл шаблона можно передать другим сотрудникам или выложить в общий доступ на сервере.

Для создания нового шаблона откройте новое письмо и введите нужной содержимое. По желанию можно заполнить поле «Тема» и прикрепить к письму файлы. Далее в окне сообщения нажмите кнопку «Microsoft Office», а затем «Сохранить как» (Рис. 1).

После этого в диалоговом окне «Сохранение элемента» в списке «Тип файла» выберите значение «Шаблон Outlook» (Рис.2).

Далее введите имя шаблона в поле «Имя файла» и нажмите кнопку «Сохранить». По умолчанию в Windows XP шаблоны писем сохраняются в папке C:documents and settingsимя_пользователяapplication datamicrosoft emplates.

Чтобы отправить электронной сообщение на основе шаблона в основном окне MS Outlook в меню «Сервис» укажите пункт «Формы» и нажмите кнопку «Выбор формы» (Рис.3).

В появившемся окне раскройте список в окне «Папки:» и выберите пункт «Шаблоны в файловой системе» (Рис.4).

После этого откроется окно выбора шаблона. Выберите нужный шаблон и нажмите кнопку «Открыть». Если шаблон расположен не в папке по умолчанию, то нажмите кнопку «Обзор» и выберите нужную папку (Рис.5).

Осталось только в открывшемся письме указать адреса получателей и можно отправлять письмо.

Ссылка на основную публикацию
Что такое vpn на планшете
Каждый из пользователей интернета хоть раз да слышал о VPN, но мало кто задумывался о его необходимости и роли для...
Что за сайт mirror bullshit agency
MIRROR.BULLSHIT.AGENCY Название сайта: Поиск по объявлениям на Авите Описание: Поиск по объявлениям на Авите Поиск объявлений по номеру Номер: Искать...
Что за формат webrip
Классификация видео для пользователей дело обычное. У всех на слуху HD, 720p и прочие. Но вот про «рипы» мало кто...
Что такое ussd сообщение
Содержание статьи Что такое ussd запрос Как отключить GPRS-интернет Какие есть USSD-коды и полезные номера у Мегафона USSD является сокращением...
Adblock detector