Как отправить документ через электронную почту

Как отправить документ через электронную почту

Электронной почтой пользуются миллионы людей – это удобно, быстро и доступно.

Чтобы отправить электронную почту Вам необходим компьютер, интернет, электронный почтовый ящик. Для регистрации почтового ящика нужно зайти на любой почтовый сервис (Mail.ru, Yandex.ru, Gmail.com или др.) и заполнить предложенную форму.

Подробнее о регистрации почтового ящика читайте в статье Как зарегистрировать электронную почту быстро и бесплатно.

Итак, Вы завели почту, и теперь Вам нужно кому-то написать. Как отправить письмо электронной почтой?

Рассмотрим процесс отправки письма электронной почты на примере сервиса Mail.ru. После регистрации почтового ящика Вы попадете на страницу, где будут предложены папки «Входящие», «Исходящие» и др.

  1. Находим кнопку «Написать» и щелкаем по ней.
  2. Перед Вами появится бланк письма и поля «Кому» и «Тема».
  3. В поле «Кому» вводим адрес электронной почты получателя, например ivanov@mail.ru. Если Вам нужно отправить письмо нескольким получателям, введите через запятую адреса получателей. Чтобы не заполнять адреса вручную, можно использовать функцию «Адресная книга», которая находится в строке «Кому». Нажимаем на подчеркнутое слово «Кому», и Вам открывается список адресатов (если Вы предварительно сохраняли их в записной книжке вашего почтового ящика). Ставим галочку с нужным именем или именами и нажимаем «Добавить выбранные».
  4. В самом большом поле пишем текст письма. Можно изменить цвет текста, размер шрифта, вставить ссылки или «смайлики». Для этого выделяем текст и нажимаем на одну из кнопок расположенных над полем ввода сообщения.
  5. Заполнив все поля, щелкаем на кнопку «Отправить».

По электронной почте можно отправлять не только письма, но текстовые документы, звуковые и видео файлы, картинки и фотографии.

Как отправить фото электронной почтой?

  1. Входим в почту, щелкаем по вкладке «написать», заполняем строки «Кому» и «Тема».
  2. Щелкаем по кнопке «Прикрепить файл».
  3. В открывшемся окне выбираем папку с фотографией, которую хотите отправить. Например, ваши фото лежат в папке «Фото» на диске D. Нажимаем на вкладку «Мой компьютер», щелкаем 2 раза по вкладке «(D:) Локальный диск», затем 2 раза по папке «Фото».
  4. Выбираем нужную фотографию и щелкаем по ней 1 раз.
  5. Внизу окошка в строке «Имя файла» отобразится название выбранного файла.
  6. Щелкаем 1 раз по кнопке «Сохранить» и фотография начинает загружаться на страницу электронного письма.
  7. После загрузки файла (зеленая галочка под файлом покажет, что загрузка завершена) нажимаем на кнопку «Отправить».

Чтобы отправить фото электронной почтой, нужно знать объем почтового ящика адресата. Если объем ограничен, адаптируйте, т.е. уменьшите размер фото. Внизу окошка с фото Вы увидите надпись «Фото не будет адаптированы для интернета Изменить». Щелкаем по кнопке «Изменить». В открывшемся окне выбираем функцию «Сжимать большие фото» и щелкаем «Применить».

Как отправить документ электронной почтой

Электронная почта позволяет отправлять документы различных форматов: Open document, Microsoft Word, HTML, PDF, RTF, таблицы Open Office, Microsoft Excel, презентации PowerPoint. Чтобы отправить документ электронной почтой, следуйте схожим правилам отправки фотографий.

  1. Заполняем строки «Кому» и «Тема».
  2. Щелкаем по кнопке «Прикрепить файл».
  3. В открывшемся окне выбираем нужный документ и нажимаем «Сохранить».
  4. Щелкаем по кнопке «Отправить».

Если Вам нужно удалить прикрепленный документ, нажмите на красный крестик, расположенный в правом верхнем углу файла.

Этика электронного письма – как отправить правильно электронную почту

Правила этикета электронной переписки или «этикета» так же важны, как и правила телефонного разговора или личной встречи. Отправить правильно электронную почту легко, если знать несколько простых правил.

  • Всегда отправляйте письмо с заполненной строкой «Тема». Наличие этой графы поможет адресату определить значимость сообщения и облегчит работу с электронной корреспонденцией.
  • Будьте вежливы. Помните о словах приветствия и благодарности.
  • Соблюдайте правила грамматики и пунктуации. Обилие ошибок могут принять за вашу некомпетентность и неуважение к адресату.
  • Используйте заглавные буквы только при необходимости. В электронном этикете текст, напечатанный заглавными буквами, воспринимается как крик.
  • Пишите небольшие сообщения, логичные по структуре. Разбивайте текст на абзацы, используйте короткие предложения. Если информацию нельзя сократить, оформляйте ее в виде вложений.
  • При ответе на письмо цитируйте отрывки оригинального сообщения. Так адресат легче вспомнит, о чем шла речь.
  • Не отправляйте по электронной почте конфиденциальную информацию, номера кредитных карточек. Безопасность информации превыше всего.
  • В деловых письмах не используйте смайлики, яркий фон и цветные шрифты.
  • В конце письма ставьте подпись (4-7 строк). Она поможет получателю определить отправителя письма и даст дополнительную информацию (телефон, факс).
  • Написав письмо, прочтите его, поставив себя на место получателя.
Читайте также:  Как настроить роли в дискорде

Представленная ниже страница, лишь часть огромного сайта посвященного различной компьютерной документации, на сайте собрано более 800 мб информации. Если Вы не нашли в этой статье, то что Вы ищите попробуте посмотреть здесь, cпросить на форуме или поискать необходимую Вам информацию в нашем каталоге ссылок сайтов компьтерной тематики.

Если же Вы хотите приобрести бумажную копию представленных здесь
материалов, обращайтесь в наш книжный магазин.

С уважением,
команда разработчиков eManual.ru

97-26.html

Как распечатать документ, отправить его по факсу или по электронной почте

В этом уроке вы узнаете, как распечатать свой документ, как отправить его по электронной почте или по факсу

Распечатывание с установками по умолчанию

Очень просто распечатать документ, используя установки по умолчанию. Это значит — распечатать одну копию всего документа на принтере, установленном в Windows по умолчанию. Для этого выполните следующее.

1. Выберите команду Файл -> Печать или нажмите P>, — появится диалоговое окно Печать.

2. Щелкните на кнопке ОК. Документ распечатается.

Рис. 8. 1. Диалоговое окно Печать

Распечатка нескольких копий

Можно распечатать более одного экземпляра документа и разобрать их по копиям. Для этого сделайте следующее.

1. Выберите команду Файл -> Печать или нажмите P>. Появится диалоговое окно Печать (рис. 8. 1).

2. В поле Количество копий введите нужное количество экземпляров, или, щелкая на направленной вверх стрелке, установите необходимое количество.

3. Установите флажок Сверять, чтобы включить или выключить это средство.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Распечатка части документа

Чаще всего вы будете распечатывать весь документ. Однако можно распечатать только какую-то его часть — от одного предложения до нескольких страниц. Для этого выполните следующее.

1. Если вам нужно распечатать часть текста, выделите ее. Если нужно распечатать одну страницу, передвиньте на нее курсор.

2. Выберите команду Файл -> Печать или нажмите P>. Появится диалоговое окно Печать (см. рис. 8. 1).

3. В области окна Диапазон страниц укажите, что должно быть распечатано. Для этого выберите

• Выделенный фрагмент, чтобы распечатать выделенный текст;

• Текущая, чтобы распечатать страницу, на которой установлен курсор;

• Номера для распечатки указанных страниц, указав их номера в расположенном справа текстовом поле. Например, если введено 1-3, будут распечатаны страницы с 1 по 3, а если введено 2, 4, будут распечатаны 2 и 4 страницы.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Изменение параметров печати

Word предлагает установить различные параметры печати. Можно, например, распечатать только нечетные или четные страницы. Этот параметр удобен для распечатки документа на двух сторонах листа на стандартном одностороннем принтере. Распечатайте страницы с нечетными номерами, затем переложите их в обратном порядке, поместите в лоток для бумаги и распечатайте страницы с четными номерами. Можно указать, какие страницы печатать с помощью раскрывающегося списка Печатать в диалоговом окне Печать (выбрав там параметр Четные страницы или Нечетные страницы). Выбрав Все страницы диапазона, вы вернетесь к распечатке всех страниц.

Можно установить и другие параметры в диалоговом окне Печать (рис. 8. 2). Для того чтобы сделать это в диалоговом окне Печать, щелкните на кнопке Параметры.

Читайте также:  Фильтр для воды гейзер как менять картридж

Параметры, которые используются чаще всего.

• Черновая печать. Выдает черновик, который распечатывается быстрее, но может не отображать некоторые виды форматирования и графические объекты (в зависимости от вашего принтера).

• Изменить порядок печати. Печатает страницы в обратном порядке.

• Фоновая печать. Позволяет продолжить работу с документом во время печати. Установка этого параметра требует дополнительной памяти, и обычно документ распечатывается медленнее.

• Обновлять поля. Обновляет содержание всех полей документа перед распечатыванием.

• Сведения. Печатает свойства документа в дополнение к его основному тексту.

• Примечания. Включает комментарии к документу в распечатку.

Отправка документа по факсу

Если к вашему компьютеру подключен факс, можно отправить свой документ прямо по факсу одному или нескольким абонентам, не распечатывая бумажной копии и не отправляя ее обычным способом. Это экономит и время, и бумагу. Чтобы отправить текущий документ по факсу, выполните следующее.

1. Выберите команду Файл -> Отправить -> факс.

2. Word запустит мастер факсов, который проведет вас через все этапы подготовки факса, включая выбор титульного листа и адресатов. На каждом шаге после ввода запрашиваемой информации щелкайте на кнопке Далее. После завершающего шага щелкните на кнопке Готово.

3. Если вам нужен титульный лист, Word выведет его. На этом этапе в титульный лист можно вносить любые изменения и дополнения.

4. Для отправки факса щелкните на кнопке Отправить факс сейчас.

Отправка документа по электронной почте

Если в вашей системе установлена программа Microsoft Messaging или другая программа для работы с электронной почтой, можно отправить документ абоненту по электронной почте. Вот как это сделать.

1. Выберите команду Файл -> Отправить -> Сообщение.

2. В зависимости от особенностей вашей системы. Word может попросить вас выбрать один из нескольких параметров. В общем случае можете выбрать параметры по умолчанию.

3. Далее вы увидите окно Новое сообщение. Его вид будет зависеть от системы электронной почты, которую вы используете, но в любом случае оно будет похоже на другие окна этого типа. На рис. 8. 3 показано окно Новое сообщение.

4. Документ будет вставлен в сообщение в виде пиктограммы. Если хотите, можете добавить текст в сообщение. В текстовом поле Кому вы должны набрать адрес абонента.

5. Когда сообщение будет готово, щелкните на кнопке Отправить.

Рис. 8. 3. Новое сообщение, в котором в виде пиктограммы вставлен документ

Получив ваше сообщение, абонент дважды щелкнет на пиктограмме документа и откроет его в Word для печати, редактирования и т. п.

В этом уроке вы узнали, как распечатать документ, отправить его по факсу или по электронной почте. В следующем уроке вы узнаете, как использовать в документе шрифты, рамки и заливку.

Электронную почту используют не только для отправления сообщений, но и для пересылки файлов (документов, фотографий и др.). Они называются вложенными или прикрепленными.

Вложенный или прикрепленный файл (аттачмент) — это какой-то файл с компьютера, который мы добавляем к письму для пересылки его по электронной почте.

Как прикрепить файл к письму и отправить его

Допустим, я хочу, чтобы документ, который есть на моем компьютере, оказался на компьютере моего коллеги. Я знаю адрес его электронной почты, значит, могу со своего ящика написать письмо и прикрепить к нему файл.

Когда коллега зайдет в свою почту, он увидит новое сообщение, внутри которого будет документ. Его он сможет открыть прямо в почте или скачать на свой компьютер.

Технология пересылки файлов следующая:

  1. Открываем свой электронный ящик.
  2. Пишем письмо: указываем адрес почты получателя, тему и, если необходимо, печатаем сообщение.
  3. Нажимаем специальную кнопку для добавления файла.
  4. В открывшемся окошке выбираем файл с компьютера.
  5. Отправляем письмо, нажав на соответствующую кнопку.
Читайте также:  Как сделать экспорт из excel в word

Пример

1 . Открываю свой электронный ящик и нажимаю на кнопку написания письма.

Яндекс.Почта: Mail.ru: Gmail.com:

2 . Печатаю адрес того, кому хочу отправить файл, и указываю тему.

Текст можно и не набирать, ведь мне нужно только переслать файл. Но я его обычно печатаю: здороваюсь, объясняю, что именно пересылаю и почему.

3 . Для прикрепления файла нажимаю на специальную кнопку вверху или внизу (над или под частью для ввода текста).

Яндекс.Почта: Mail.ru: Gmail.com:

4 . Открывается небольшое окошко с файлами и папками моего компьютера. В нем я должен найти то, что хочу отправить.

Допустим, мне нужно переслать документ, который находится на моем компьютере в Локальном диске D в папке Договоры. Значит, в окошке открываю Локальный диск D:

И открываю папку Договоры:

Показываются файлы, которые есть в этой папке. Нахожу среди них тот, который хочу отправить, и щелкаю по нему два раза левой кнопкой мышки.

Окошко исчезает, а мой документ появляется над или под кнопкой прикрепления.

в Яндекс.Почте:

в Mail.ru:

в Gmail.com:

Это означает, что файл добавился к письму.

5 . Для отправления письма нажимаю на кнопку «Отправить».

Сразу после этого мое сообщение с вложенным документом уйдет по указанному адресу. Вот как его увидит получатель:

Обратите внимание на иконку с изображением скрепки в конце. Таким образом почтовый сайт показывает, что внутри есть прикрепленный файл.

Открыв письмо, получатель увидит и текст, и документ, которой сможет посмотреть или скачать на свой компьютер.

Как добавить несколько файлов к письму

В одно письмо можно добавить несколько файлов любого типа. Это могут быть и фотографии, и документы, и музыка и даже видео.

Для этого вовсе необязательно посылать несколько писем – можно написать одно и добавить к нему всё, что хотим отправить. Происходит это так: пишем письмо, добавляем к нему один файл, затем, точно также, другой, третий и так далее.

А что делать, если их не одни-два, а больше десяти? Можно ли добавить папку целиком, а не каждый файл по отдельности?

К сожалению, отправить папку по электронной почте нельзя. Но ее можно заархивировать и прикрепить к письму.

Сделать это можно прямо в окошке, через которое добавляем файл для отправки. Щелкаем правой кнопкой мышки по папке, из списка выбираем 7-Zip или WinRAR и создаем архив.

Затем там же выбираем только что созданный архив, то есть щелкаем по нему два раза левой кнопкой мышки.

Архив, в котором находится нужная для пересылки папка, прикрепляется к письму. Остается только его отправить.

Подробнее об архивации можно узнать из вот этого урока.

Нюансы

Если Вы планируете отправить более трех файлов в одном письме, то хорошим тоном считается заархивировать их.

Например, я хочу переслать другу десять фотографий. Можно, конечно, отправить десять писем, в каждое из которых добавить по фото. Но это неудобно ни для меня, ни, тем более, для него. Поэтому я решаю послать одно письмо, к которому прикрепить все фотографии.

В этом случае правильнее будет положить их в отельную папку на самом компьютере, потом заархивировать ее и при отправке письма добавить получившийся архив.

В итоге отправится один файл, а не десять. Моему другу будет проще его скачать на компьютер и разархивировать, чем смотреть (скачивать) каждую фотографию по отдельности.

Перед пересылкой фотографий по электронной почте их следует сжимать (уменьшать размер).

Это больше, чем правило хорошего тона. Это необходимость! Но, к сожалению, многие пользователи об этом даже не догадываются.

Подробнее о том, зачем это нужно и как сделать, вы узнаете из урока «Сжатие фото».

Ссылка на основную публикацию
Как отключить режим сон в windows 7
Спящий режим работы компьютера имеет массу преимуществ. Он позволяет оставлять компьютер включенным, если вам нужно отлучиться и временно прервать работу,...
Как обновить драйвера звука на windows 7
Когда в компьютере пропадает звук, не стоит сразу принимать решение о покупке звуковой карты. Часто проблема решается, если скачать звуковые...
Как обновить есет смарт секьюрити
Для обеспечения высшего уровня защиты от вирусов нужно следить за тем, чтобы использовалась актуальная версия антивирусной программы. Хотя автоматические регулярные...
Как отключить свайп жест снизу вверх
Возможность использования жестов появилась в смартфонах Honor вместе с EMUI 8, но была значительно расширена с выходом следующей, девятой версии...
Adblock detector