Эксель функция впр что это

Эксель функция впр что это

С помощью функции ВПР (в переводе на английский VLOOKUP) пользователи программы Exсel имеют возможность переставлять данные из одной таблицы в другую со схожими параметрами. Эта услуга подойдёт для тех, кому приходится работать с большими списками. Ведь вписывать каждое значение отдельно может занять очень большое количество времени.

Использование ВПР в программе Excel

Для того, чтобы наглядно разобраться как работает функция ВПР в Excel: поможет пошаговая инструкция на конкретном примере.

Допустим, в магазин канцелярских товаров поступил новый привоз, к которому прилагается соответствующая документация. Администратору торгового зала необходимо рассчитать полную стоимость продукции, имея на руках файл Excel, который содержит две таблицы.

Первая – это список предметов, единицы их измерения и количество.

Вторая – содержит тот же список, но в ней ещё есть цена за 1 штуку.

Чтобы подсчитать сколько стоит продукция, следует информацию из второй вставить в первую, и с помощью простого умножения произвести расчёт.

Этапы работы (инструкция):

  1. Для начала в первую Excel таблицу добавляются два столбца: «Цена за 1 шт.» и «Общая сумма».
  2. Отметить верхнее поле в новом.
  3. Выбрать раздел формулы, и нажать «Вставить функцию».
  4. Из предложенных категорий Excel отметить «Ссылки и массивы».
  5. Найти ВПР, и нажать «ОК».
  6. Заполнить открывшееся окно «Аргументы».

– это товары из первой таблицы, которые необходимо будет определить во второй. Их значение выставляется таким образом: X: Y, где Х – это адрес первой ячейки столбика с товарами, а Y – последней. В рассматриваемой это А2 и А5.

– в этом поле будет стоимость из второго листа с данными. Чтобы её проставить следует кликнуть по строке, затем перейти на страницу с суммой, и выделить нужное (А2 – В5).

Важно! Эти показатели фиксируются, чтобы именно по ним производились расчёты программой Эксель.

Фиксирование информации производится путём нажатия горячей клавиши F4, на выделенной строке. Если всё сделано правильно там же появится значок $.

Номер — это строка в которой должна быть информация о том, что будет переноситься из другой таблицы. В рассматриваемом случае – это второй столбец (2).

Интервальный просмотр – логическое значение Excel, где точно это ЛОЖЬ, а приближённо – ИСТИНА. Если пользователю нужны точные, он должен написать «ЛОЖЬ».

В конечном итоге, окно «Аргументы» выглядит так:

Нужное значение появится в ячейке. Чтобы опция сработала на все товары, достаточно растянуть её.

Теперь, чтобы сосчитать общую стоимость предмета, достаточно вставить соответствующую формулу в ячейку Е2, и также растянуть её на все продукты. Конец инструкции.

Как сравнить две таблицы: пошаговая инструкция для «чайников»

Функция ВПР поможет сравнить две таблицы Excel в считанные секунды, даже если данные занимают не один десяток значений. Пошаговая инструкция:

Допустим, что к тому же администратору торгового центра снова привезли товар, но предупредили, что стоимость у некоторых предметов изменились. Как сравнить две таблицы функцией ВПР в Эксель?

Делается это в несколько шагов:

  1. Открыть первую со старой информацией.
  2. Добавить дополнительный столбик для новых данных «Новая стоимость».
  3. Выделить первое пустое поле в созданном столбце (С2).
  4. Выбрать раздел «ВПР Формулы» и «Вставить функцию».
  5. Найти категорию Excel «Ссылки и массивы».
  6. Выбрать ВПР.
  7. Задать «Аргументы».

– то, что важно будет найти во второй таблице. Чтобы значение появилось в строке, нужно выделить первый столбик с наименованиями товаров (А2 – А5).

– с чем программа будет сравнивать. Для заполнения нужно перейти на вторую страницу и отметить два наименования – предметы и цена (А2 – В5). И зафиксировать результат кнопкой F4.

Номер столбца – второй, так как именно стоимость переносится в новую.

Интервальный просмотр – ЛОЖЬ.

Заполненное окно выглядит так:

После нажатия кнопки «ОК» новые значения появятся в таблице. Чтобы ценовая информация появилась у всех предметов нужно растянуть ячейку.

Теперь администратор может работать с данными стандартными функциями Excel, благодаря инструкции.

Поиск с помощью ВПР по нескольким условиям

Если пользователю программы Excel необходимо из большого каталога найти необходимые данные, он может воспользоваться данным способом для чайников (инструкция).

Итак, имеется документ, в котором обозначены: компании, товары и цены.

Нужно найти цену на конкретный товар – гелевая ручка. Но так как каталог может быть огромным, а гелевые ручки быть не у одной компании, поиск стоимости в Эксель лучше проводить через ВПР с несколькими условиями: название компании и предмета.

Чтобы осуществить поиск следует:

  1. Создать слева новый столбец с объединёнными данными (название компании и товара).

Делается это просто:

  • выделить крайнюю левую ячейку (А1);
  • щёлкнуть ПКМ и выбрать «Вставить»;
  • отметить добавление столбца и нажать «ОК».

  1. Внести данные в новый столбец. Для этого нужно нажать на пустое поле А2, ввести формулу объединения (=B2&C2) и нажать кнопку Enter. Чтобы продлить список достаточно растянуть ячейку.

  2. Нажать на любое свободное место и самостоятельно ввести, что нужно найти (ЛасточкаГелевая ручка).
  3. Выбрать ячейку где будет отображен результат и заполнить Аргументы функции.

– что нужно найти (щёлкнуть по введенной — ЛасточкаГелевая ручка – А8).

– где искать нужное значение (выделить ячейки от первой до последней — А2 – D5).

Номер столбца – из какого столбца вывести результат (4).

Интервальный просмотр – ЛОЖЬ.

После нажатия команды «ОК», программа отобразит результат.

Как сделать выпадающий список через функцию ВПР

Чтобы сделать выпадающий список из существующего нужно следовать инструкции:

  1. Выбрать поле, в котором будет сформированы показатели. Например, Е2.
  2. Зайти в раздел «Данные», и выбрать «Проверка данных».
  3. Установить тип данных, как список.

  1. В появившуюся строку «Источник» ввести информацию (выделить с первой до последней ячейки – А2:А5).

Выпадающий список готов.

Теперь с помощью функции ВПР нужно добавить возможность просмотра цены, при выборе товара. Как это работает в Эксель? (Инструкция).

  1. Создать новое поле с названием «Цена».
  2. Вставить аргументы.

– ячейка Excel, в которой находится выпадающий список (Е2).

– выделенный фрагмент с предметами и ценами (А2-В5).

Номер столбца – 2 (в нём находятся цены).

Интервальный просмотр – ЛОЖЬ.

После подтверждения команды можно пользоваться списком и просмотром цены.

Таким образом, с помощью несложных инструкций, каждый может разобраться, как пользоваться ВПР. Смотрим видео.

Функция ВПР в Excel (на английском — VLOOKUP) по некоторому ключевому полю «подтягивает» данные из одного диапазона в другой. Ключевое поле должно присутствовать в обоих диапазонах данных (и там, куда «подтягиваем», и там, откуда берем данные).

Функция ВПР в Экселе: пошаговая инструкция

Представим, что перед нами стоит задача определить стоимость проданных товаров. Стоимость рассчитывается, как произведение количества и цены. Сделать это очень легко, если количество и цены находятся в соседних колонках. Однако данные могут быть представлены не в столь удобном виде. Исходная информация может находиться в совершенно разных таблицах и в другом порядке. В первой таблице указаны количества проданных товаров:

Во второй – цены:

Если перечень товаров в обеих таблицах совпадает, то, зная магическое сочетание Ctrl+C и Ctrl+V, данные о ценах можно легко подставить к данным о количестве. Однако очередность позиций в обеих таблицах не совпадает. Тупо скопировать цены и подставить к количеству не получится.

Поэтому мы не можем прописать формулу умножения и «протянуть» вниз на все позиции.

Что делать? Надо как-то цены из второй таблицы подставить к соответствующему количеству в первой, т.е. цену товара А к количеству товара А, цену Б к количеству Б и т.д.

Функция ВПР в Эксель легко справится с задачей.

Добавим вначале в первую таблицу новый столбец, куда будут подставляться цены из второй таблицы.

Для вызова функции с помощью Мастера нужно активировать ячейку, где будет прописана формула и нажать кнопку f(x) в самом начале строки формул. Появится диалоговое окно Мастера, где из списка всех функций нужно выбрать ВПР.

Кликаем по надписи «ВПР». Открывается следующее диалоговое окно.

Теперь нужно заполнить предлагаемые поля. В первом окошке «Искомое_значение» нужно указать критерий для ячейки, в которую мы вписываем формулу. В нашем случае это ячейка с наименованием товара «А».

Следующее поле «Таблица». В нем нужно указать диапазон данных, где будет осуществляться поиск нужных значений. В нашем случае это вторая таблица с ценой. При этом крайний левый столбец выделяемого диапазона должен содержать те самые критерии, по которым осуществляется поиск (столбец с наименованиями товаров). Затем таблица выделяется вправо минимум до того столбца, где находятся искомые значения (цены). Можно и дальше вправо выделить, но это уже ни на что не влияет. Главное, чтобы выделенная таблица начиналась со столбца с критериями и захватывала нужный столбец с данными. Также следует обратить внимание на тип ссылок, они должны быть абсолютными, т.к. формула будет копироваться в другие ячейки.

Читайте также:  Небулайзер электронно сетчатый отзывы

Следующее поле «Номер_столбца» — это число, на которое столбец с искомыми данными (ценами) отстоит от столбца с критерием (наименованием товара) включительно. То есть отсчет идет, начиная с самого столбца с критерием. Если у нас во второй таблице оба столбца находятся рядом, то нужно указать число 2 (первый – критерий, второй — цены). Часто бывает, что данные отстоят от критерия на 10 или 20 столбцов. Это не важно, Excel все сосчитает.

Последнее поле «Интервальный_просмотр», где указывается тип поиска: точное (0) или приблизительное (1) совпадение критерия. Пока ставим 0 (или ЛОЖЬ). Второй вариант рассмотрен ниже.

Нажимаем ОК. Если все правильно и значение критерия есть в обеих таблицах, то на месте только что введенной формулы появится некоторое значение. Остается только протянуть (или просто скопировать) формулу вниз до последней строки таблицы.

Теперь легко рассчитать стоимость простым умножением количества на цену.

Формулу ВПР можно прописать вручную, набирая аргументы по порядку, и разделяя точкой с запятой (см. видеоурок ниже).

Особенности использования формулы ВПР в Excel

Функция ВПР имеет свои особенности, о которых следует знать.

1. Первую особенность можно считать общей для функций, которые используются для многих ячеек путем прописывания формулы в одной из них и дальнейшим копированием в остальные. Здесь нужно обращать внимание на относительность и абсолютность ссылок. Конкретно в ВПР критерий (первое поле) должно иметь относительную ссылку (без знаков $), так как у каждой ячейки свой собственный критерий. А вот поле «Таблица» должно иметь абсолютную ссылку (адрес диапазона прописывается через $). Если этого не сделать, то при копировании формулы диапазон «поедет» вниз и многие значения просто не найдутся, так как искать будет негде.

2. Номер столбца, указываемый в третьем поле «Номер_столбца» при использовании Мастера функций, должен отсчитываться, начиная с самого критерия.

3. Функция ВПР из диапазона с искомыми данными выдает первое сверху значение. Это значит, что, если во второй таблице, откуда мы пытаемся «подтянуть» некоторые данные, присутствуют несколько ячеек с одинаковым критерием, то в рамках выделенного диапазона ВПР захватит первое сверху значение. Об этом следует помнить. К примеру, если мы хотим к цене товара подтянуть количество из другой таблицы, а там этот товар встречается несколько раз (в нескольких строках), то к цене подтянется первое сверху количество.

4. Последний параметр формулы, который 0 (нуль), ставить нужно обязательно. Иначе формула может криво работать.

5. После использования ВПР саму формулу лучше сразу удалить, оставив только полученные значения. Делается это очень просто. Выделяем диапазон с полученными значениями, нажимаем «копировать» и на это же место с помощью специальной вставки вставляем значения. Если таблицы находятся в разных книгах Excel, то очень удобно разорвать внешние связи (оставив вместо них только значения) с помощью специальной команды, которая находится по пути Данные → Изменить связи.

После вызова функции разрывания внешних связей появится диалоговое окно, где нужно нажать кнопку «Разорвать связь» и затем «Закрыть».

Это позволит удалить сразу все внешние ссылки.

Примеры функции ВПР в Excel

Для следующих примеров использования функции ВПР возьмем немного другие данные.

Требуется цены из второй таблицы подтянуть в первую. В качестве критерия здесь используется код. Ниже показаны этапы вычисления ВПР.

Вторая таблица меньше первой, т.е. некоторые коды в ней отсутствуют. Для отсутствующих позиций ВПР выдает ошибку #Н/Д.

Появление таких ошибок, кстати, можно использовать для пользы дела, когда нужно найти отличия в таблицах. Но, скорее всего, ошибки помешают.

Конструкция с функцией ЕСЛИОШИБКА

Вместе с функцией ВПР часто используют функцию ЕСЛИОШИБКА, которая «заглушает» ошибки #Н/Д и вместо них возвращает некоторое значение. Обычно это 0 или пусто.

Как видно, ошибок больше нет, а вместо них пустые ячейки.

Разные форматы критерия в таблицах

Одна из распространенных причин появления ошибок заключается в несовпадении форматов критериев в двух таблицах. Текстовый и числовой форматы воспринимаются функцией ВПР как разные значения. Возможны два варианта.

Первый случай, когда критерии в первой таблице сохранены как числа, а критерии во второй таблице – как текст.

В ячейках с числами, сохраненными как текст, в левом верхнем углу появляется зелененький треугольник. Можно выделить все такие числа и в раскрывающемся списке выбрать Преобразовать в число.

Такое решение используется довольно часто. Но оно не всегда подходит. Например, когда данные из второй таблицы регулярно выгружаются из какой-нибудь базы данных типа 1С. В подобных файлах вообще все сохранено как текст. И если мы планируем постоянно использовать такие данные, вставляя их в заранее подготовленный диапазон, то лучше, чтобы формулы работали без дополнительного вмешательства.

Автоматически изменить формат критерия во второй таблице нельзя, т.к. ссылка ведет на целый диапазон. Придется вмешиваться в ссылку на критерий в первой таблице. Для этого потребуется дописать функцию ТЕКСТ, которая изменит числовой формат на текстовый. Синтаксис функции ТЕКСТ предполагает обязательное указание формата. Достаточно задать формат #. Ниже картинка с готовой формулой.

Две ошибки по-прежнему связаны с тем, что эти товары отсутствую во второй таблице. Чтобы их заглушить, можно вновь воспользоваться функцией ЕСЛИОШИБКА.

Вторая ситуация, заключается в том, что «текстом» являются критерий из первой таблицы. Форматы снова не совпадают.

Как и в прошлый раз, будем вносить коррективы в функцию ВПР. Преобразовать «текст» в «число» еще проще. Достаточно к ссылке на «текстовый» критерий добавить 0 или умножить на 1.

Бывает еще и третья, смешанная ситуация. Она встречается гораздо реже. Это когда в первой и второй таблице критерии сохранены и как число, и как текст, вперемешку. Здесь потребуется задействовать сразу все описанные выше функции: ЕСЛИОШИБКА, ТЕКСТ и +0. Вначале прописываем ЕСЛИОШИБКА и в качестве первого аргумента этой функции записываем ВПР с какой-либо конструкцией для изменения формата. Например, ВПР с формулой ТЕКСТ. В качестве второго аргумента (т.е. того, что должно быть в случае ошибки) записываем вторую конструкцию ВПР с +0. Таким образом, если ВПР с функцией ТЕКСТ не выдает ошибку, значит все ОК. Но если первая конструкция возвращает ошибку #Н/Д, то функция ЕСЛИОШИБКА подставляет вторую конструкцию – ВПР с +0. Другими словами, мы вначале принудительно делаем все критерии текстовыми, а затем, числовыми. Таким образом, ВПР проверяет оба формата. Один из них совпадет с форматом во второй таблице. Немного громоздко получается, но в целом все работает.

Отсутствующие критерии по-прежнему вызывают ошибку #Н/Д. В таком случае всю формулу можно еще раз «обернуть» в ЕСЛИОШИБКА.

Функция СЖПРОБЕЛЫ для чистки текстового критерия

В качестве критерия рекомендуется брать уникальный код, в котором опечатки, характерные для текста, маловероятны. Но иногда все-таки кода нет и критерием выступает текст (названия организаций, фамилии людей и т.д.). В этом случае возможны случайные ошибки в написании. Одна из распространенных ошибок – лишние пробелы. Проблема решается просто с помощью функции СЖПРОБЕЛЫ для всех критериев. Сделать это можно внутри формулы ВПР, а можно и предварительно пройтись по всем критериям в обеих таблицах. Кому как удобней.

Подсчет номера столбца в большой таблице

Если во второй таблице много столбцов, да еще часть из них скрыта или сгруппирована, то подсчитать напрямую количество столбцов между критерием и нужными данными, весьма непросто. Есть прием, который позволяет вообще не считать эти столбцы. Для этого во время выделения второй таблицы следует посмотреть в нижний правый угол выделяемого диапазона. Там появляется подсказка о количестве выделенных строк и столбцов. Запоминаем число столбцов и вносим в формулу ВПР.

Читайте также:  У кого мысли сходятся

Здорово экономит время.

Интервальный просмотр в функции ВПР

Наступило время обсудить последний аргумент функции ВПР. Как правило, указываю 0, чтобы функция искала точное совпадение критерия. Но есть вариант приблизительного поиска, это называется интервальный просмотр.

Рассмотрим алгоритм работы ВПР при выборе интервального просмотра. Прежде всего (это обязательно), столбец с критериями в таблице поиска должен быть отсортированы по возрастанию (если числа) или по алфавиту (если текст). ВПР просматривает список критериев сверху и ищет равный, а если его нет, то ближайший меньший к указанному критерию, т.е. на одну ячейку выше (поэтому и нужна предварительная сортировка. После нахождения подходящего критерия ВПР отсчитывает указанное количество столбцов вправо и забирает оттуда содержимое ячейки, что и является результатом работы формулы.

Проще понять на примере. По результатам выполнения плана продаж каждому торговому агенту нужно выдать заслуженную премию (в процентах от оклада). Если план выполнен менее, чем на 100%, премия не положена, если план выполнен от 100% до 110% (110% не входит) – премия 20%, от 110% до 120% (120% не входит) – 40%, 120% и более – премия 60%. Данные находятся в следующем виде.

Требуется подставить премию на основании выполнения планов продаж. Для решения задачи в первой ячейке пропишем следующую формулу:

и скопируем вниз.

На рисунке ниже изображена схема, как работает интервальный просмотр функции ВПР.

Джеки Чан выполнил план на 124%. Значит ВПР в качестве критерия ищет во второй таблице ближайшее меньшее значение. Это 120%. Затем отсчитывает 2 столбца и возвращает премию 60%. Брюс Ли план не выполнил, поэтому его ближайший меньший критерий – 0%.

Предлагаю посмотреть видеоурок о работе ВПР из курса «Основные функции Excel».

Функция ВПР (VLOOKUP) в Excel используется для поиска данных из одной таблицы и сопоставления их с данными из другой таблицы.

Кликните по кнопке ниже для загрузки Excel файла с примерами работы функции ВПР :

Видео-урок: Как использовать функцию ВПР в Excel

Функция ВПР в Excel для чайников

На примере ниже, в таблице справа, мы хотим подставить данные результатов экзамена по математике для студента Сидорова. Нам известны данные по всем студентам из таблицы слева. Используя формулу, мы можем подставить необходимые для нас данные.

Синтаксис

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) – английская версия

=ВПР(искомое_значение, таблица, номер_столбца, [интервальный_просмотр]) – русская версия

Аргументы функции

  • lookup_value(искомое_значение) – это величина для поиска, из крайнего левого столбца таблицы. Это может быть значение, ссылка на ячейку или текстовая строка. В примере со студентами это их фамилии;
  • table_array (таблица) – это диапазон данных, в котором будет осуществлен поиск. Это может быть ссылка на диапазон ячеек или именованный диапазон. В примере с таблицей со студентами, это будет вся таблица, которая содержит оценку и фамилии студентов;
  • col_index (номер_столбца) – это порядковый номер столбца в диапазоне с данными, из которого будет получена искомая величина;
  • [range lookup]([интервальный_просмотр]) – этот аргумент указывает на точность совпадения данных при поиске. Укажите “0” – если точное, “1” – если приблизительное совпадение.

Дополнительная информация

  • совпадение искомых данных может быть точным и приблизительным;
  • при сопоставлении по приблизительной точности данных убедитесь, что данные в таблицах отсортированы в убывающем порядке (от большого к малому). Иначе, результат сопоставления будет некорректным;
  • при сопоставлении данных по приблизительной точности:
    – если функция не найдет искомое значение, она выдаст наибольшую величину, которая будет меньше чем значения поиска;
    – если функция при сопоставлении выдает ошибку #N/A, то искомое значение меньше чем самая маленькая величина в искомом диапазоне;
    – вы можете использовать подстановочные знаки для искомых значений.

Примеры использования ВПР в Excel

Пример 1. Ищем результат экзамена для студента

На примере ниже, в левой колонке таблицы указан список студентов. В правой части таблицы указаны итоговые баллы по экзаменам этих студентов.

Перед нами стоит задача узнать, какой балл получил студент Петров по Физике.

Узнать это мы можем с помощью формулы ниже:

=VLOOKUP(“Петров”,$A$3:$E$10,3,0) – английская версия

=ВПР(“Петров”;$A$3:$E$10;3;0) – русская версия

Формула выше состоит из четырех аргументов:

  • “Петров” – фамилия, данные по которой, ищем;
  • $A$3:$E$10 – диапазон данных с результатами экзаменов;
  • “3” – порядковый номер столбца диапазона данных со значением оценки по Физике;
  • “0” – точное совпадение искомого значения.

Ниже, наглядно изображено как работает по примеру наша функция.

Сначала, она ищет в крайней левой колонке диапазона данных фамилию “Петров”. Поиск происходит сверху вниз.

Как только Excel нашел точное совпадение “Петров” в диапазоне данных, система “шагает” в право, на третью колонку для отображения искомых данных.

Используя этот подход вы можете получить любые данные по каждому студенту и учебному предмету.

Например, чтобы найти результаты экзамена для студента Пескова по Химии, нам нужна формула:

=VLOOKUP(“Песков”, $A$20:$E$28,4,0) – английская версия

=ВПР(“Песков”;$A$20:$E$28;4;0) – русская версия

В приведенном выше примере фамилия студента указана в двойных кавычках. Также, можно использовать ссылку на ячейку с искомым значением. Ссылка на ячейку делает формулу динамической.

Например, если у вас есть ячейка с фамилией, и вы ищете оценку по математике, результат будет автоматически обновляться при изменении имени учащегося (как показано ниже):

Если в качестве аргумента поиска будет введена фамилия студента, которой нет в диапазоне данных, функция выдаст ошибку.

Пример 2. Двухфакторный поиск данных

На примере выше мы указывали вручную в качестве атрибута “номер_столбца” порядковый номер колонки с данными.

Но что, если мы хотим сделать поиск динамическим? Что если, мы хотим вводить имя студента и название предмета и функция автоматически выведет нужные данные? Для этого нам потребуется использовать двух факторный поиск.

Ниже пример двух факторного поиска:

Чтобы сделать двух факторную формулу поиска, важно сделать выбор данных из колонок динамическим. Так, когда пользователь меняет название предмета: Физика, Математика и т.д., в формуле изменяется соответствующий атрибут столбца с данными.

Чтобы сделать это, нам потребуется функция MATCH (ПОИСКПОЗ) в качестве аргумента отвечающего за порядковый номер колонки.

Так будет выглядеть формула для двухфакторного поиска:

=VLOOKUP($G$5,$A$4:$E$12,MATCH($H$4,$A$3:$E$3,0),0) – английская версия

=ВПР($G$5;$A$4:$E$12;ПОИСКПОЗ($H$4;$A$3:$E$3;0);0) – русская версия

В формуле выше используется функция MATCH (ПОИСКПОЗ) , которая отвечает за порядковый номер колонки с данными. MATCH (ПОИСКПОЗ) принимает название учебного предмета как значение поиска (в ячейке “H4”) и возвращает его позицию в диапазоне ячеек “A2:E2”.

Если указать “Математика”, Excel вернет “2”, поскольку “Математика” находится в ячейке “B2” (вторая по счету в этом массиве).

Пример 3. Используем выпадающий список при двух факторном поиске

Используя способ из примера №2, нам требуется делать много ручной работы. Высок риск допустить ошибку и потратить много времени, особенно, если вы работаете с большим объемом данных.

Здесь лучше использовать выпадающие списки как значения для поиска (в нашем примере это фамилии студентов и учебные предметы).

Основываясь на тех данных, что вы выберете из выпадающего списка, функция автоматически выведет необходимые данные, как это указано на примере ниже:

Такой подход позволяет создать дашборд, с помощью которого вы легко сможете обрабатывать большие списки с данными.

Ниже мы рассмотрим, как сделать такую таблицу.

Для этого нам потребуется формула из Примера №2:

=VLOOKUP($G$5,$A$4:$E$12,MATCH($H$4,$A$3:$E$3,0),0) – английская версия

=ВПР($G$5;$A$4:$E$12;ПОИСКПОЗ($H$4;$A$3:$E$3;0);0) – русская версия

Данные поиска были преобразованы в выпадающие списки.

Чтобы сделать выпадающий список, нужно:

  • Выбрать ячейку, в которой вы хотите создать выпадающий список. В нашем примере в ячейке “G4” мы указали фамилии студентов.
  • Перейти к вкладке Данные -> Проверка данных.
  • В диалоговом окне «Проверка данных» на вкладке «Настройки» выбрать «Список» и в раскрывающемся списке выберите «Разрешить».
  • В источнике выбрать $A$3:$A$10
  • Нажать «ОК».

Теперь у вас появится раскрывающийся список в ячейке “G4”. Аналогично, вы можете создать его в “H3” для предметов.

Пример 4. Трех факторный поиск данных ВПР

Что такое трех факторный поиск?

В Примере 2 мы использовали одну таблицу с оценками для студентов по разным предметам. Это пример двухфакторного поиска, поскольку мы используем две переменные для получения оценки (фамилия студента и предмет).

Теперь предположим, что к концу года студент прошел три уровня экзаменов: «Вступительный», «Полугодовой» и «Финальный экзамен».

Читайте также:  Как обнулить заблокированный айфон

Трехсторонний поиск – это возможность получить отметки студента по предмету с определенным уровнем экзамена.

Вот пример трехстороннего поиска:

В приведенном выше примере, функция ищет данные в трех разных таблицах с данными («Вступительный», «Полугодовой» и «Финальный экзамен») и возвращает значения оценок студента по определенному предмету по конкретному уровню экзамена.

Для таких расчетов нам поможет формула:

=VLOOKUP(G5,CHOOSE(IF(H3=”Вступительный”,1,IF(H3=”Полугодовой”,2,3)),$A$4:$E$12,$A$16:$E$24,$A$28:$E$36),MATCH(H4,$A$3:$E$3,0),0) – английская версия

=ВПР(G5;ВЫБОР(ЕСЛИ(H3=”Вступительный”;1;ЕСЛИ(H3=”Полугодовой”;2;3));$A$4:$E$12;$A$16:$E$24;$A$28:$E$36);ПОИСКПОЗ(H4;$A$3:$E$3;0);0) – русская версия

Эта формула использует функцию CHOOSE (ВЫБОР), чтобы убедиться, что данные выбраны из правильной таблицы. Давайте проанализируем часть формулы CHOOSE (ВЫБОР):

CHOOSE(IF(H3=”Вступительный”,1,IF(H3=”Полугодовой”,2,3)),$A$4:$E$12,$A$16:$E$24,$A$28:$E$36),MATCH(H4,$A$3:$E$3,0),0) – английская версия

ВЫБОР(ЕСЛИ(H3=”Вступительный”;1;ЕСЛИ(H3=”Полугодовой”;2;3));$A$4:$E$12;$A$16:$E$24;$A$28:$E$36);ПОИСКПОЗ(H4;$A$3:$E$3;0);0) – русская версия

Первый аргумент формулы (IF(H3=”Вступительный”,1,IF(H3=”Полугодовой”,2,3) или (ЕСЛИ(H3=”Вступительный”;1;ЕСЛИ(H3=”Полугодовой”;2;3) проверяет ячейку “H3” и определяет, на какой уровень экзамена ссылаются. Если это “Вступительный”, функция возвращает данные из диапазона $A$4:$E$12, который содержит оценки для вступительного экзамена.

Если выбран уровень “Полугодовой”, то система возвращает данные из диапазона $A$16:$E$24, в другом случае она возвращает данные из диапазона $A$28:$E$36.

Такой подход делает массив таблиц динамическим и трех факторным.

Пример 5. Получаем последнее значение колонки с помощью функции VLOOKUP (ВПР)

С помощью ВПР вы можете вычислить последнее число из списка.

Наибольшее положительное число, которое вы можете использовать в Excel, равно 9.99999999999999E + 307 . Это также означает, что самый большой номер поиска в номере VLOOKUP также 9.99999999999999E + 307 .

Я не думаю, что вам когда-нибудь понадобится какой-то расчет, в котором участвует такое большое число. Но с его помощью мы можем получить последнее число в списке.

Предположим, у вас есть набор данных (в диапазоне ячеек A1:A14), как показано ниже, и вы хотите получить число из последней ячейки в списке.

Для этого нам подойдет следующая формула:

=VLOOKUP(9.99999999999999E+307,$A$1:$A$14,TRUE) – английская версия

=ВПР(9.99999999999999E+307;$A$1:$A$14;ИСТИНА)

Обратите внимание, что в формуле выше используется приблизительная точность совпадения данных (несмотря на это нет необходимости упорядочивать список).

Вот как работает функция с приблизительной точностью совпадения данных. Она просматривает левую колонку сверху вниз.

  • Если он находит точное совпадение, она возвращает это значение;
  • Если она находит число, превышающее значение поиска => возвращает число в ячейке над ним;
  • Если значение поиска больше всех чисел в списке, функция возвращает последнее число из списка.

В нашем примере работает третий сценарий.

Число 9.99999999999999E + 307 это самое большое число, которое можно использовать в Excel, когда оно используется как критерий поиска, тогда функция VLOOKUP (ВПР) возвращает последнее число из списка.

Таким же образом вы можете использовать этот принцип для возврата последнего текстового элемента из списка. Вот формула, которая может это сделать:

=VLOOKUP(“яяя”,$A$1:$A$14,1,TRUE) – английская версия

=ВПР(“яяя”;$A$1:$A$14;1;ИСТИНА) – русская версия

Здесь действует та же логика. Система просматривает все названия из списка. Так как “яяя” самое большое текстовое значение => результатом вычисления будет самое крайнее значение из списка данных.

Пример 6. Частичный поиск с использованием символов подстановочных знаков и ВПР

Символы подстановки в Excel могут быть полезными во многих ситуациях.

Частичный поиск необходим, когда вам нужно искать значение в списке, в котором нет точного соответствия искомым данным.

Например, у вас есть набор данных, как показано ниже, и вы хотите найти компанию “ABC” в списке, но в списке есть только “ABC Ltd” вместо “ABC”.

Вы не можете использовать “ABC” в качестве значения поиска, так как в столбце “A” нет точного соответствия. Приблизительное совпадение часто приводит к ошибочным результатам и требует сортировки списка в порядке возрастания.

Однако, вы можете использовать подстановочный знак в VLOOKUP (ВПР) для более точного соответствия данных.

Введите следующую формулу в ячейку “D2” и перетащите ее в другие ячейки:

=VLOOKUP(“*”&C2&”*”,$A$2:$A$8,1,FALSE) – английская версия

=ВПР(“*”&C2&”*”;$A$2:$A$8;1;ЛОЖЬ) – русская версия

Как это работает?

В формуле, указанной выше мы добавили к значению поиска “звездочки” с двух сторон. Указывая такие “звездочки” вы даете Excel понять, что готовы осуществить поиск, при котором в искомых данных как в начале так и в конце значения могут быть любые другие слова, буквы или цифры.

Таким образом, осуществляя поиск, Excel будет понимать, что необходимо искать значение, которое содержит слово из ячейки “С2” (в нашем примере).

Например, в ячейке “C2” указано название компании “ABC”, поэтому функция просматривает значения в диапазоне данных “A2:A8” и ищет “ABC”. Она находит соответствие в ячейке “A2”, так как та содержит слово “ABC” в “ABC Ltd”. Не имеет значения, есть ли какие-либо символы слева или справа от “ABC”.

Примечание: ВПР всегда возвращает первое совпадающее значение и перестает искать дальше. Поэтому, если у вас есть название компании “ABC Ltd”. и “ABC Corporation” в списке, она вернет первый по порядку и проигнорирует остальные.

Пример 7. Функция ВПР возвращает ошибку, несмотря на совпадение в значении поиска

Это может свести вас с ума, когда вы увидите, что имеется соответствующее значение поиска, а функция возвращает ошибку.

Например, у вас в таблице есть очевидное соответствие (Иван), но система по-прежнему возвращает ошибку.

Рассматривая значения в таблице глубже, вы можете заметить, что в диапазоне данных значение “Иван “ написано с пробелом. Если в диапазоне данных по которым вы осуществляете поиск есть пробелы до значений, после или между словами, то функция их не сопоставит.

Решение есть, и зовут его – функция TRIM. Она удаляет все лишние пробелы в значениях.

Ниже формула, которая поможет вам сопоставить данные несмотря на лишние пробелы в диапазоне данных.

=VLOOKUP(“Иван”,TRIM($A$2:$A$15),1,0) – английская версия

=ВПР(“Иван”,СЖПРОБЕЛЫ($A$2:$A$15);1;0) – русская версия

Для того, чтобы функция TRIM (СЖПРОБЕЛЫ) заработала при использовании VLOOKUP (ВПР) , следует вводить формулу после набора не с помощью клавиши Enter на клавиатуре, а с помощью сочетания клавиш Ctrl + Shift + Enter.

Пример 8. Функция ВПР в Excel с несколькими условиями

Функция в своей базовой форме может искать одно значение поиска и возвращать соответствующие данные из указанного диапазона данных.

Но часто нам необходимо использовать VLOOKUP с поиском по несколькими критериям.

Представим, что у вас есть таблица с результатами экзаменов студентов по трем уровням экзамена: «Вступительный», «Полугодовой» и «Финальный экзамен»:

Сопоставить данные по конкретному студенту, предмету и уровню экзамена с помощью функции ВПР – нелегкая задача, так как сопоставляя данные по студенту и предмету, она будет выдавать результат первого совпадения, но далеко не факт, что этот результат будет корректным и соответствовать необходимому уровню экзамена.

Осуществить поиск по студенту + названию предмета + уровню экзамена можно с помощью создания вспомогательного столбца, как показано на примере ниже:

Теперь, нам необходимо создать уникальный ID для каждого студента и уровня экзамена с помощью формулы во вспомогательном столбце: =A2&”|”&B2 .

Протяните эту формулу в каждую ячейку столбца данной таблицы. Таким образом мы создадим уникальный ID, по которому мы можем сопоставлять данные.

Благодаря вспомогательному столбцу мы избежали того, что при сопоставлении данных, функция будет выдавать данные по не нужному уровню экзамена.

Теперь вы можете использовать значения вспомогательного столбца в качестве значений поиска.

Ниже формула, с помощью которой удобно сопоставлять данные из вашей таблицы в список студентов, распределенных по уровню экзамена.

=VLOOKUP($F3&”|”&G$2,$C$2:$D$19,2,0) – английская версия

=ВПР($F3&”|”&G$2;$C$2:$D$19;2;0) – русская версия

С помощью этой формулы мы объединили имя студента и уровень экзамена, чтобы получить значение поиска которое мы проверяем его во вспомогательном столбце и получить данные.

Пример 9. Обработка ошибок с помощью функции ВПР

Функция возвращает ошибку каждый раз, когда не может сопоставить значение поиска в заданном диапазоне данных.

В Excel есть возможность заменить сообщения об ошибке на заданное вами текстовое или числовое значение типа “Нет”, “Не доступно”, “Нет данных” и.т.д.

На примере ниже, мы пытаемся сопоставить результаты экзамена студента Ивана из таблицы. Но так как данных по Ивану в таблице нет, функция выдает ошибку.

Для того, чтобы заменить сообщение ошибки на какое-то более формальное значение нам поможет функция ЕСЛИОШИБКА(IFERROR) :

=IFERROR(VLOOKUP(D2,$A$2:$B$7,2,0),”Нет данных”) – английская версия

=ЕСЛИОШИБКА(ВПР(D2;$A$2:$B$7;2;0);”Нет данных”) – русская версия

Функция ЕСЛИОШИБКА(IFERROR) проверяет, если в результате вычислений по формуле выдается ошибка, то она выдает, то значение, которое вы указали в функции ЕСЛИОШИБКА(IFERROR), например “Нет данных”.

Ссылка на основную публикацию
Экран из фильма аватар
Джейк Салли — бывший морской пехотинец, прикованный к инвалидному креслу. Несмотря на немощное тело, Джейк в душе по-прежнему остается воином....
Что такое vpn на планшете
Каждый из пользователей интернета хоть раз да слышал о VPN, но мало кто задумывался о его необходимости и роли для...
Что такое ussd сообщение
Содержание статьи Что такое ussd запрос Как отключить GPRS-интернет Какие есть USSD-коды и полезные номера у Мегафона USSD является сокращением...
Экран ноутбука стал синим что делать
Большинство пользователей ноутбуков сталкиваются с ситуацией, когда компьютер выдает так называемый синий экран смерти или BSOD. Для начала необходимо знать:...
Adblock detector